Process Mining – Potenziale erkennen und unternehmerische Engpässe aufspüren

In Unternehmen laufen täglich eine Vielzahl an Geschäftsprozessen ab – von einfachen bis hin zu hochkomplexen Prozessketten. Diese Prozesse sind das Herzstück eines jeden Unternehmens, ihre Effizienz ist ein wesentlicher Faktor für den (finanziellen) Erfolg und die Wettbewerbsfähigkeit. Umso wichtiger, dass diese keine Engpässe oder gar Schwachstellen aufzeigen. Wenn es bei kurzen, simplen Prozessen noch relativ einfach ist, für einen effizienten Ablauf zu sorgen, erweist sich dies bei den komplexeren als überaus zeitaufwendig und teils nur über Verbroben und Experimentieren möglich.

Hier kommt Process Mining ins Spiel: In diesem Beitrag geben wir eine Überscht und Einführung in die innovative Herangehensweise und zeigen die Vorteile für kleine und mittlere Unternehmen auf.

Was ist Process Mining?

Hinter dem Begriff Process Mining verbirgt sich eine Methode, die den Anwender:innen einen Überblick über die realistisch ablaufenden Geschäftsprozesse im Unternehmen gibt und diese auswertbar macht. Process Mining als Methode visualisiert und analysiert Geschäfts­prozesse auf Basis von digitalen Ereignisdaten mit dem Ziel, wiederholbare Aufgaben effizient abzuwickeln. Dabei vergleicht Process Mining den Ist-Zustand der Prozesse mit dem Soll-Zustand. Den Anwender:innen werden dadurch Schwachstellen und Engpässe in ihren Geschäfts­prozessen und -abläufen schneller aufgezeigt.

Die Methode deckt Ressourcenverschwendung, Ineffizienz und Wertverlust im Geschäftsbetrieb mit Fakten genau auf und beschleunigt die Analysefähigkeiten von Unternehmen. Einzige Voraussetzung für den Einsatz von Process Mining: Die Geschäftsprozesse müssen digital oder digitalisierbar sein. Ein einfaches ERP- oder CRM-System reicht meistens aus, um Process Mining im eigenen Unternehmen anzuwenden.

Anwendungsfelder

Einer der größten Vorteile von Process Mining liegt in seinen vielseitigen Einsatzmöglichkeiten. So kann es grundsätzlich zur Analyse aller Geschäftsprozesse eingesetzt werden, sofern sie digital vorliegen. Daten aus IT-Systemen Schneller, besser, effizienter: Process Mining ist eine Methode, durch die Unternehmen Geschäftsprozesse visualisieren und mögliche Engpässe erkennen können: unter anderem, Prozessabläufe kontinuierlich verbessern und Auswirkungen von Änderungen schnell erfassen; wie beispielsweise CRM- oder ERP-Systemen bilden die Grundlage, um Prozessmodelle oder -diagramme zu erstellen. So können über Process Mining Prozesse von Bestellabläufen und Fertigungsprozessen bis hin zum Support optimiert, Ineffizienzen vermieden und Zeit eingespart werden.

Beispiel: Einkaufsprozess

Bei den Bestellabläufen lassen sich digitale Bestellungen im E-Commerce verbessern, indem der Bestellvorgang auf die für den Kunden tatsächlichen Schritte reduziert und die Abschlussrate von Einkäufen damit erhöht wird. Durch die Analyse der Daten visualisiert Process Mining den exakten Verlauf eines Kunden durch den Einkaufprozess hindurch und zeigt auf, wie der Kunde vorgegangen ist, an welchen Stellen er wie lange verblieb und zum Beispiel seine Bestellung abgebrochen hat. Daraus lassen sich die Gründe für einen Bestellabbruch erschließen und als mögliche Schlussfolgerung der Vorgang auf wenige Klicks reduzieren.

Beispiel: Fertigungsprozess

Im Fertigungsprozess zeigt Process Mining besonders seine Stärken für produzierende Unternehmen: Es veranschaulicht den Herstellungsprozess eines Bauteils übersichtlich, wodurch Ineffizienzen bei der Herstellung eines bestimmten Maschinenteils aufgedeckt und behoben werden können. Dadurch wird der Zeitraum bis zur Markteinführung reduziert (Time-to-Market) und Kunden können schneller beliefert werden.

Beispiel: Support, Kundenservice

Auch im Support kann mittels Process Mining unter anderem die Bearbeitung von Tickets optimiert werden. Durch die Auswertung der Daten kann zum Beispiel die automatische Problem-Einstufung verbessert, Kunden schneller geholfen und Zeit eingespart werden. Genauso kann eine vertiefte Analyse mittels Process Mining aber auch Aufschluss über die Gründe für übermäßig häufige Rückfragen zwischen Usern, also den Anwender:innen und Mitarbeitenden liefern.

Vorteile für Untermehmen mitteständischer Größe, für KMUs

Insgesamt ermöglicht Process Mining mit der automatischen Erfassung der tatsächlichen Prozesse, diese zu optimieren und Schwachstellen zu beheben. Darüber hinaus bringt Process Mining weitere Vorteile mit sich:

Schnell einsatzbereit

Process Mining baut auf bereits existierenden Prozessen auf und kann daher schnell angewandt werden. Im Gegensatz zu vielen anderen digitalen Innovationen müssen hier nicht zuerst Strukturen eingerissen und wieder aufgebaut werden. Die Investitionen in Process Mining können damit schnell wieder zurückgewonnen werden.

Mehr Objektivität und mehr Transparenz

Hochkomplexe Geschäftsprozesse und riesige Datenmengen werden durch das Process Mining veranschaulicht und auf Verbesserungspotenziale hin analysiert. Da die Optimierungsvorschläge auf den automatisch erhobenen Daten beruhen, werden die Vorschläge zum einen transparenter und ermöglichen zum anderen Entscheidungen auf Basis der Fakten und des Sachverhaltes. Menschliche Fehleinschätzungen können dadurch effizient in Unternehmen vermieden werden.

Schneller auf Marktveränderungen reagieren

Das automatische Erfassen von Daten zu relevanten Geschäftsprozessen trägt die sonst unter sehr hohem Zeitaufwand zusammengetragenen Informationen zu den Prozessen schnell zusammen und verschafft Übersicht. Unternehmen können schneller und faktenbasiert auf Markt­veränderungen reagieren.

Verbesserte Messbarkeit = höhere Zufriedenheit bei Stakeholdern

In der Vergangenheit musste bei Änderungen an bestehenden Geschäftsprozessen zunächst abgewartet werden, um aufgrund von Praxiserfahrung einschätzen zu können, ob die Verbesserungen zielführend waren. Mit Process Mining kann die Effektivität hingegen leicht überprüft und gemessen werden. Die Messbarkeit der eigenen Prozesse erleichtert zudem ebenfalls, Kunden, Lieferanten oder Investoren die kontinuierliche Weiterentwicklung des Unternehmens zu zeigen.

Verbesserungen in der Entscheidungsfindung = bessere Enscheidungen

Übersichtlichkeit der Prozesse und Messbarkeit unterstützt die Führungsebene, Prioritäten zu setzen und Ressourcen dort einzusetzen, wo sie den größten messbaren Effekt erzielen. Spezialisierte Algorithmen liefern daneben Einblicke in die Ursachen von Normabweichungen. Für das Management sind diese besonders wertvoll, da sie Aufzeigen, ob die Prozesse wie vorgesehen funktionieren und falls nicht, erhalten sie die erforderlichen Informationen, um notwendige Ressourcen zur Optimierung zu begründen und zuzuweisen.

Process Mining in der Praxis: Digital Scouts Bonn/Rhein-Sieg

In der Workshop-Reihe der Digital Scouts Bonn/Rhein-Sieg wurden im Frühsommer 2023 Teilnehmende zu Expert:innen und Vorreiter:innen der Digitalisierung in ihrem Unternehmen ausgebildet. Dabei erhielten die Teilnehmenden nach einem kurzen Impulsvortrag direkt die Gelegenheit, ihr Wissen praktisch zu erproben: Anhand überschaubarer Prozesse von Kaffee mit der Kaffeemaschine kochen bis zum Auswahlprozess neuer Mitarbeitender übten die Teilnehmenden, Prozesse in Flussdiagrammen zu visualisieren. Anschließend analysierten sie gemeinsam ihre Prozesse und deckten Ineffizienzen und mögliche Verbesserungen auf.

Weitere Unternehmen können dieses Process Mining kennenlernen und ihre Prozesse dadurch optimieren: Sprechen Sie uns einfach an.

Autorin: Hanna Kaschke