Praxisprojekt GeriNet Leipzig: Digitalisierungspotenziale für Patient:innenlotsen

Im gemeinsamen Gespräch des Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrums eStandards mit GeriNet Leipzig wurde deutlich, dass es auch auf dem Gebiet der Geriatrie zahlreiche Digitalisierungspotenziale gibt. Mit welchen digitalen Lösungen dem voranschreitenden demografischen Wandel und einer zunehmend älter werdenden Bevölkerung begegnet werden kann, wurde daher im Rahmen eines gemeinsamen Praxisprojektes näher betrachtet.

Von der Sprechstunde zum Praxisprojekt: Medienbrüche und Optimierungspotenziale im Fallmanagement von Patient:innen

Im Rahmen einer Unternehmenssprechstunde zum Thema digitale Geschäftsmodelle diskutierte das Team der Offenen Werkstatt Leipzig des Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrums eStandards gemeinsam mit der Geschäftsführerin von GeriNet Leipzig, Lysann Kasprick, Möglichkeiten und Ansätze, um aktuellen Herausforderungen, wie dem akuten Fachkräftemangel in der Pflege und einem langfristig höheren Patient:innenaufkommen, ausgelöst durch den demografischen Wandel in der Gesellschaft, entgegenzutreten. Als zentraler Ansatzpunkt stellte sich dabei schnell die Digitalisierung der zentralen Prozesse des geriatrischen Fallmanagements heraus.

Durch historisch gewachsene Abläufe und den Anspruch, eine Vielzahl unterschiedlicher Gesundheitsdienstleister in einer Versorgungskette zusammenzubringen, sind die bestehenden Prozesse im Fallmanagement von Patientinnen und Patienten komplex, zeitaufwendig sowie ressourcenintensiv und weisen Digitalisierungspotenziale mit Blick auf bestehende Medienbrüche und Ineffizienzen auf. So entstand die Idee für ein gemeinsames Praxisprojekt, in dem die zentralen Prozesse des Unternehmens auf mögliche Optimierungen untersucht werden sollten.

Im gemeinsamen Praxisprojekt wurden schließlich in drei interaktiven und aufeinander aufbauenden Workshops die Prozesse des geriatrischen Fallmanagements systematisch erfasst und anschließend analysiert, um so individuelle und zielgerichtete Maßnahmen für die Digitalisierung des Fallmanagements abzuleiten.

Auftaktworkshop: Prozesse mit Digitalisierungspotenzial identifizieren

Ziel des initialen Auftaktworkshops mit der Geschäftsführerin von GeriNet Leipzig war es, die Prozesse des mittelständischen Unternehmens festzulegen, die im Verlauf des Praxisprojektes genauer untersucht und auf Digitalisierungspotenziale geprüft worden sind. Dazu wurde im Rahmen des Workshops eine Übersicht aller Prozesse des Unternehmens in Form einer Prozesslandkarte erstellt, um die für das Fallmanagement relevanten Prozesse zu identifizieren, die besonders hohe Digitalisierungspotenziale und Handlungsspielräume für Umgestaltungen aufwiesen. Im Ergebnis wurden auf Grundlage des Erfahrungswissens der Geschäftsführerin drei Prozesse des geriatrischen Fallmanagements ausgewählt, die anschließend grafisch modelliert und in den späteren Workshops analysiert werden sollten: die Patient:innenaufnahme, die Vorbereitung eines Hausbesuchs und die Durchführung eines Hausbesuchs.

Zweiter und dritter Workshop: Handlungsfelder und Lösungsideen

In Vorbereitung auf den zweiten Workshop führte das Team der Offenen Werkstatt Leipzig ein umfassendes Prozessinterview mit der Geschäftsführerin von GeriNet Leipzig durch. Der Fokus lag dabei auf den drei im Auftaktworkshop ausgewählten Prozessen, die intensiver beleuchtet und unter Nutzung der Modellierungssprache BPMN (Business Process Model and Notation), einem Standard zur Geschäftsprozessmodellierung, dargestellt wurden. Dabei entstanden detaillierte grafische Prozessmodelle, die als Ausgangspunkt für die Analyse im zweiten Workshop dienen sollten.

Im Rahmen des Workshops wurden basierend auf einer gemeinsamen qualitativen Analyse der Prozessmodelle Handlungsfelder wie Optimierungspotenziale, Medienbrüche sowie die sich daraus ergebenden Lösungsideen systematisch erfasst und dokumentiert. Insgesamt wurden fünf Handlungsfelder identifiziert, die anschließend unter Zuhilfenahme eines PICK-Charts, einem Werkzeug zur Einordnung von Ideen und Aufgaben anhand von Aufwand und Auswirkung, priorisiert wurden.

Zwei der Handlungsfelder sind im Nachgang des Workshops direkt von GeriNet adressiert und über direkte Kontakte zu Partnerunternehmen bearbeitet worden. Für die übrigen Handlungsfelder recherchierte das Team der Offenen Werkstatt Lösungsoptionen, die als Grundlage für die Erstellung eines Maßnahmenplans im finalen dritten Workshop dienten.

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